Système de Gestion d'Evénements - iCalendar

Follow the KISS suite users group on LinkedIn

La gestion d’événements vous permet de créer et de gérer tout type d'événements et de les publier sur votre site web. Il permet également de gérer les listes d’invités de façon individuelle et donc de créer un agenda personnel pour chaque contact, d’envoyer automatiquement les confirmations, les rappels, les changements d'horaire, etc ...

Decription d’un événement

Un événement est défini par les informations suivantes:

• Sujet / Nom
• Description
• Heure de début/de fin
• Localisation: une description complète de l'emplacement y compris l'adresse, carte routière et d'autres détails utiles.
• Thèmes: une liste des thèmes qui provient de la liste des thèmes du site.
• Organisateur: un champ de texte libre avec un lien direct au CRM.
• Liste d’invités: une liste de personnes à inviter. Cette liste peut-être entrée manuellement, au moyen d'un fichier csv ou en sélectionnant un segment du CRM.
• Publication de la liste des invités : la liste peut être uniquement visible par le créateur ou par tout le monde.
• Significations et des alertes: Il existe 2 types de significations. La première est une invitation iCal (RFC 2445) qui permet aux bénéficiaires d'accepter ou de refuser l'invitation. Si elle est acceptée, elle sera intégrée automatiquement dans son calendrier (Outlook par exemple). La seconde est d'utiliser l’application emailR et l'envoi d'une invitation au format HTML avec un lien vers le formulaire de l’événement.

Gestion d’événement

La gestion d’événements est strictement réservée au créateur d’événement et aux administrateurs. Ils peuvent déléguer la gestion de l’événement à un autre utilisateur s’ils le souhaitent.

Ils peuvent également gérer la liste d’invités manuellement en acceptant ou déclinant la présence des invités. En cas d’annulation d’un invité, ils peuvent envoyer un email automatiquement à l’invité en question.

Gestion d’invitations

Le créateur de l’événement a la possibilité de constituer la liste des invités des manières suivantes:

• En entrant manuellement les adresses e-mail
• En utilisant un segment prédéfini provenant du CRM
• En chargeant un fichier csv avec les adresses e-mails et les noms des invités
• En sélectionnant les contacts qui ont déjà participé à un ou plusieurs événements précédents

Publication sur votre site public

Tous les événements publics sont disponibles dans la section s’y rapportant sur votre site.
Ces événements peuvent être filtrés par thèmes, date, par événement futurs ou passés.
Il est également possible pour les utilisateurs d’avoir une vue générale par mois de tous les événements (planner).
Les utilisateurs qui s’inscrivent seront directement enregistrés dans le CRM.
Dans la page de détail de l’événement, il y aura la liste des futurs événements associés au même thème.